3.2 Carta, Memorándum, Informe, Oficio

Carta, Memorándum, Informe, Oficio 

Carta.

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos

• Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
• Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
• Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

Características.

• Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
• Posee una actitud cortés y amable.
• Busca impresionar positivamente al destinatario.
• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente
• Busca dar información completa.

Memorándum 

Se trata de un documento o comunicación escrita de carácter oficial o protocolario que utilizan las autoridades. Su función es relacionar a los órganos administrativos de mayor jerarquía. Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, órdenes e informes. 

Informe

Es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una completa comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

Tanto el informe como otros medios de comunicación tienen sus respectivas partes como:

1. Portada: Son los datos del escritor o autor y el título del informe (no es estrictamente necesario).
2. "Objetivo": Qué se va a llevar a cabo y como.
3. Introducción: Es una breve reseña de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
4. Cuerpo: Es la información principal y completa del tema.
5. Conclusiones: Aquí se presentan los resultados más importantes que permiten responder las interrogantes planteadas.
6. Biografía: Es el ordenamiento alfabético y por fecha de la literatura usada para responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.

Oficio

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.

Partes del oficio.

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre del Año

Es la denominación que se le da al año actual.

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

• Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.